Quatre avantages à mal gérer son temps

Retarder un dossier, papillonner, hésiter, ne rien minuter... Vous êtes parfois dans ce cas ? Inutile de culpabiliser. Porter de tels coups de canif aux règles d'organisation apporte son petit lot de bénéfices. A condition de ne pas en abuser. Décryptage de Jean-Louis Muller, directeur associé chez Cegos.

Par Marie-Madeleine Sève pour LEntreprise.com, publié le 11/11/2013 à 05:30

Vous savez (parfaitement) ce qu'il faut faire pour bien gérer votre temps. Et pourtant vous agissez souvent en sens inverse. Pas de panique ! Cette attitude peut avoir ses avantages.

C'est plus fort que vous. Vous savez (parfaitement) ce qu'il faut faire pour bien gérer votre temps. Et pourtant vous agissez souvent en sens inverse. Pas de panique ! C'est une réaction normale car il y a des intérêts cachés à être un mauvais élève. Il est bon de les repérer pour pouvoir y goûter mais par exception dans des contextes précis, les inconvénients restant encore élevés. Explications.

1. Retarder l'échéance

Le projet n'est pas encore défini, les réorganisations sont en cours, la hiérarchie tergiverse, le marché n'est pas sûr... Soyez astucieux. Lorsque les délais de bouclage sont longs - de trois à six mois - vous pouvez attendre avant de vous lancer sur le dossier qui n'a pas reçu de "go" définitif ou qui risque d'être remis en cause. Dans un environnement mouvant, partir au quart du tour vous ferait perdre du temps et de l'énergie plutôt que d'en gagner. Elaborez une trame pour ne pas être pris en défaut sans approfondir la question ni réaliser les finitions.
Les bénéfices
1/ S'économiser un travail inutile en cas d'annulation ou de réorientation.
2/ Diminuer l'anxiété d'anticipation : celle qui prend la tête au travail et chez soi lorsqu'on démarre une action.
3/ Etre disponible pour l'équipe ou d'autres tâches.
4/ Avoir le coup de fouet du dernier moment : il pousse certains à travailler de façon plus intense.

La limite à ne pas franchirAttendre le dernier moment pour des sujets prévisibles qui ne pourront probablement pas être différés ou annulés (entretiens annuels, programme majeur déclaré ultra prioritaire).

2. Se laisser interrompre

Rendre service à un pair bloqué sur une proposition commerciale ou dénouer une affaire qui embarrasse votre chef servira vos intérêts. Elle vous permettra de démontrer vos talents pour une future mobilité sur des postes exigeant beaucoup d'écoute". Et paradoxalement, vous poussera sans doute à mieux vous organiser.
Les bénéfices1/ Etre reconnu comme l'expert qui sait débroussailler les situations ardues.
2/ Etre considéré comme capable de passer du coq à l'âne avec pertinence.
3/ Créer un engagement chez l'autre avec un futur renvoi d'ascenseur possible.
4/ S'obliger à se ménager des espaces au calme : plus tôt le matin ou plus tard le soir, plages propices à un travail efficace pour éponger le retard.
La limite à ne pas franchirMultiplier des interruptions - plus de cinq par jour - ou suspendre des travaux à très haut niveau de concentration. Ce qui peut conduire au surmenage puisque les tâches de fond essentielles doivent être réalisées et non bâclées.

3. Laisser filer le temps sans regarder sa montre

Le projet est d'un format nouveau et prometteur et pour en faire un beau produit il faut tâtonner, tester... La réunion est capitale et personne n'en sortira sans trouver de solutions. Ou le face à face avec le collaborateur en difficulté devient crucial. La question du "combien de temps" n'a alors plus de sens. Il s'agit de sortir du cadre des butées horaires et calendaires au profit de l'imprévu, de la spontanéité, de l'empathie. Le travail en sera plus pointu, plus animé, plus productif.
Les bénéfices1/ Booster sa créativité, innover.
2/ S'instruire sur un sujet à haute valeur ajoutée.
3/ Tisser des relations, se rapprocher de l'équipe.
Les limites à ne pas franchir1/ Oublier qu'il existe dans l'entreprise des process codifiés dans la gestion de projet qui empêchent de réinventer l'eau chaude.
2/ Négliger de garder au minimum 30% de son temps à des activités planifiées.
3/ S'exempter du respect des horaires de vos interlocuteurs.

4. Passer d'une activité à l'autre

Une délégation chinoise visite les locaux, votre PDG débarque pour parler dans l'entité... Revoir votre planning est alors justifié... Vous faites preuve d'une aptitude poly- tâches, capable de surfer sur les événements impromptus, des opportunités qui se présentent, en termes de business, de développement personnel ou professionnel. En outre, vous sortez de vos logiques habituelles, en apprenant des autres.
Les bénéfices1/ Garder une agilité mentale.
2/ S'exercer à régir des actions de niveau différent sur plusieurs front.
3/ Avoir des informations en primeur et rester dans la course.
4/ S'estimer "chanceux".
Les limites à ne pas franchir1/ Mettre toutes les opportunités au même niveau - toutes ne se valent pas -, zapper tous azimuts sans rationalité et du coup travailler de façon discontinue et brouillonne.
2/ Confondre coupure à haut intérêt et distraction.

 

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